Организация (юрлицо) может изменить юридический адрес (место нахождения) по разным причинам. Среди них: реорганизация, аренда нового помещения и другие. При изменении юридического адреса необходимо совершить ряд обязательных действий. Также есть не обязательные, но целесообразные действия. Рассмотрим, что нужно сделать АО, ООО (ОДО) и УП в случае смены юридического адреса.
1. Кратко о юридическом адресе и его изменении
1.1. Что такое юридический адрес и какие сведения в него входят
Юридический адрес тождественен используемому в законодательстве понятию “место нахождения организации”. По общему правилу место нахождения юрлица — место его госрегистрации, которое определяется местом нахождения постоянно действующего исполнительного органа, а в случае отсутствия такового — иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юрлица без доверенности (ч. 1 ст. 16 НК, п. 2 ст. 50, ч. 1 п. 4 ст. 113 ГК, ч. 3 ст. 4, абз. 3 ч. 3 ст. 33 Закона о хозобществах). То есть то помещение, которое было указано при регистрации юрлица и в котором находятся его директор (гендиректор), правление (дирекция), управляющий (иное уполномоченное лицо). То, где находятся сотрудники организации, производство, другие органы управления и проч., при определении места нахождения значения не имеет. Они могут располагаться как по юридическому адресу, так и в другом месте.
Место нахождения юрлица включает следующие сведения (п. 3 заявления о госрегистрации юрлица):
— вид (улица, проспект, переулок и иное) и наименование элемента улично-дорожной сети;
— вид (комната, офис, квартира и иное) и номер помещения (для вида помещения “частный дом” не указывается);
— дополнение к адресу (если невозможно указать конкретные сведения о населенном пункте, здании, помещении).
Изменение какого-либо из данных сведений — это и есть изменение места нахождения юрлица.
Пример 1
1. Юрлицо заключило договор аренды помещения в другом территориальном районе города. В этом случае изменились: индекс, улица, номер дома, номер офиса.
2. Юрлицо заключило договор аренды помещения в этом же здании, но в другом офисе (например, меньшего размера). В этом случае изменился только номер помещения.
Обе ситуации — изменение места нахождения организации.
1.2. Кто принимает решение об изменении юридического адреса
Законодательством прямо не закреплено, какой орган управления юрлица должен принимать решение о смене места нахождения. На практике такое решение принимает исполнительный орган, если уставом это не отнесено к компетенции общего собрания или совета директоров (наблюдательного совета) (ч. 2 ст. 34, ч. 2 ст. 35, ч. 3 ст. 50, ч. 1 ст. 53 Закона о хозобществах).
Решение о смене юридического адреса может быть оформлено:
— решением, если его принял единоличный орган — директор (гендиректор), собственник имущества УП, единственный участник хозобщества;
— протоколом, если его принял коллегиальный орган — правление, совет директоров, общее собрание и т.д.
Отметим, что в решении может быть не указано, какие действия и кто должен совершить в связи со сменой юридического адреса. В этом случае исполнительный орган может издать соответствующий приказ.
Обратите внимание!
При смене юридического адреса нет обязанности вносить изменения в устав организации. Вместе с тем устав должен содержать сведения о месте нахождения юрлица (абз. 3 ч. 2 ст. 14 Закона о хозобществах, ч. 1 п. 2 ст. 48 ГК). Также внести изменения в ряд документов, таких как сертификаты, аттестаты и иные, можно только после регистрации изменений в устав.
Учитывая это, рекомендуем внести соответствующие изменения в устав. Обычно на практике такие сведения вносят в устав одновременно с иными, как правило, обязательными изменениями.
Для того, чтобы внести изменения в устав, нужно:
— подготовить проект изменений;
— принять решение о внесении изменений и утвердить их;
— зарегистрировать внесенные изменения в регистрирующем органе.
2. Уведомление госорганов и организаций, а также заинтересованных лиц об изменении юридического адреса
При смене места нахождения организации нужно уведомить об этом различные структуры. Также рекомендуем уведомить третьих (заинтересованных) лиц. При исчислении срока уведомления, полагаем, момент, указанный как день изменения места нахождения, следует понимать как день фактического перемещения исполнительного органа по новому адресу. Также акцентируем внимание на том, что день принятия решения не всегда совпадает с днем изменения места нахождения.
Таблица 1
Порядок уведомления о смене юридического адреса
| Кого нужно уведомить | Срок уведомления | Способ уведомления | Примечание |
| ФСЗН | Не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения об изменении места нахождения (абз. 11 п. 26 Положения N 40) | Письменно, форма не установлена | Уведомление нужно направлять только тем организациям, которые были зарегистрированы до 01.06.2006 (абз. 6 ч. 1 п. 14 Положения о госрегистрации и ликвидации, абз. 6 ч. 1 п. 10 Положения о госрегистрации). Организации, которые зарегистрированы после названной даты, могут не направлять уведомление. Это сделает регистрирующий орган. Дата регистрации юрлица указана в свидетельстве о его госрегистрации |
| Белгосстрах | Не позднее 10 дней со дня, следующего за днем принятия решения об изменении места нахождения (абз. 2 подп. 11.2 п. 11 Положения N 575) | Письменно, форма не установлена | |
| Регистрирующий орган | В течение 10 рабочих дней со дня изменения места нахождения (абз. 2 п. 15 Инструкции о порядке ведения ЕГР, ч. 2 п. 22 Положения о госрегистрации) | По установленной форме | |
| Налоговую | В течение 10 рабочих дней со дня изменения места нахождения (подп. 1.9.6 п. 1 ст. 22 НК) | По установленной форме | Уведомление нужно направлять только тем организациям, которые были зарегистрированы до 01.06.2006 (абз. 6 ч. 1 п. 14 Положения о госрегистрации и ликвидации, абз. 6 ч. 1 п. 10 Положения о госрегистрации). Организации, которые зарегистрированы после названной даты, могут не направлять уведомление. Это сделает регистрирующий орган. Дата регистрации юрлица указана в свидетельстве о его госрегистрации |
| Работников | В разумный срок | Письменно, форма не установлена | Целесообразно оповестить работников о смене юридического адреса, чтобы они знали, куда можно обратиться при необходимости |
| Контрагентов | В срок, указанный в договоре, или в разумный срок, если это не указано в договоре | Письменно, форма не установлена | Сделать это целесообразно, даже если такое условие не включено в договоры с ними. Своевременное уведомление контрагентов снизит риски негативных последствий, например, при получении корреспонденции или разрешении судебных вопросов |
| Банк | В разумный срок | Письменно, форма не установлена | Необходимость внесения изменений в какие-либо банковские документы в связи с изменением места нахождения юрлица регулируется локальными актами банка |
| __.__.20__ N _________ | ______________________________ |
| На N _____ ад _______ | (наименование адресата) |
| ______________________________ ______________________________ | |
| (адрес) |
Настоящим уведомляем, что “__” __________ 20__ г. __________________________ (наименование юрлица) приняло решение об изменении места нахождения.
С “__” _______ 20__ г. местом нахождения является: ____________________________.
Приложение: выписка из решения _______ (собственника имущества / общего собрания, уполномоченного органа) от “__” _____ 20__ г. N ___ на _ л. в _ экз.
| ________________________ (наименование должности) | ________ (подпись) | ____________________ (расшифровка подписи) |
На портале ЕГР указана информация о том, что юрлицу не требуется самостоятельно уведомлять об изменении его места нахождения налоговую, органы статистики, ФСЗН, Белгосстрах. Регистрирующий орган сам направляет эту информацию в соответствующие органы и организации в электронном виде.
Справочно
Для того чтобы ознакомиться с указанной информацией, можно перейти по ссылке, далее выбрать любой из предложенных способов обращения.
Однако, полагаем, целесообразно направить такие уведомления или обратиться за дополнительными разъяснениями в указанные структуры. Рекомендация основана на том, что нормы, содержащие требование об обязательном уведомлении, императивные — устанавливают порядок, который не может быть изменен по собственной инициативе.
Отметим, что за несоблюдение этих норм предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере до 20 базовых величин (ч. 1 ст. 14.6, ст. 24.11 КоАП).
Обратите внимание!
Также необходимо направить в налоговый орган извещения, если вместе с юрлицом по новому адресу “переехала”:
— книга замечаний и предложений. Сделать это нужно не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем изменения ее места нахождения (ч. 3 п. 12 Положения о книге замечаний и предложений);
— книга учета проверок. Сделать это необходимо не позднее 3 рабочих дней, следующих за днем изменения ее места нахождения (ч. 5 п. 2 Правил ведения книги учета проверок).
3. Обращение в госорганы и организации за внесением соответствующих изменений в документы
Если у юрлица для осуществления деятельности есть разрешительные документы, нужно внести в них соответствующие изменения и получить новые бланки. Рассмотрим самые распространенные.
Таблица 2
Порядок обращения за изменениями в разрешительные документы
| Изменяемый документ | В какой орган обращаться | Срок обращения | Перечень необходимых документов | Примечание |
| Лицензия | Лицензирующий орган по новому местонахождению лицензиата | Не позднее 1 месяца с даты направления в регистрирующий орган уведомления об изменении места нахождения (абз. 2 ч. 1, абз. 2 ч. 2 п. 66 Положения о лицензировании) | — заявление (форму можно уточнить в лицензирующем органе); — документ, подтверждающий необходимость внесения в лицензию изменений; — решение о смене места нахождения. Если внесены изменения в устав — документ, подтверждающий их госрегистрацию; — документ об уплате госпошлины. Если госпошлина уплачена через систему ЕРИП, то факт ее уплаты подтверждается наличием в системе ЕРИП информации, подтверждающей ее зачисление. При подаче заявления нужно сообщить учетный номер операции (транзакции) в системе ЕРИП (п. 68 Положения о лицензировании, ч. 4 п. 6 ст. 287 НК) | Дата обращения в регистрирующий орган должна быть обязательно указана в заявлении (п. 66, абз. 2 п. 68 Положения о лицензировании). Лицензия может быть выдана на осуществление деятельности на определенной территории Беларуси. Если деятельность осуществляется по юридическому адресу и при смене места нахождения находится за границей этой местности, то в лицензию нужно внести и данные изменения |
| Сертификат продукции (работ, услуг) собственного производства | БелТПП | В течение 30 дней со дня изменения места нахождения (п. 12, абз. 2 ч. 1 п. 13 Положения о порядке выдачи сертификатов) | — заявления на получение сертификата по установленным формам; — акт экспертизы, подтверждающий соответствие продукции (работ, услуг) заявителя условиям и критериям, предъявляемым к продукции (работам, услугам) собственного производства; — документ, подтверждающий оплату заявителем услуг БелТПП по выдаче сертификата. БелТПП оказывает услуги по экспертизе и сертификации на договорной основе за плату (п. 5, 6 Положения о порядке выдачи сертификатов) | Стоимость услуг определяется по фактическим трудозатратам БелТПП и рассчитывается исходя из тарифов, утвержденных в прейскуранте, на день оказания услуг. Окончательная стоимость услуг указывается в акте оказанных услуг |
| Экологический паспорт предприятия | Самостоятельно юрлицом | Не позднее 1 марта, следующего за годом изменения места нахождения юрлица (ч. 2 п. 7 Инструкции о порядке ведения экологического паспорта, ч. 3 ст. 37 Закона об охране окружающей среды, п. 6.4 раздела 6 СТБ 17.01.00-01-2012 “Охрана окружающей среды и природопользование. Экологический паспорт предприятия. Основные положения”) | Полагаем, целесообразно утвердить изменения. Сделать это может руководитель организации | |
| Аттестат соответствия | РУП “Белстройцентр” | В течение 5 рабочих дней после госрегистрации соответствующих изменений (ч. 1 п. 18 Положения об аттестации) | — заявление; — документы, подтверждающие изменение места нахождения (полагаем, это может быть: решение об изменении юридического адреса, информационное письмо, договор аренды помещения и т.д.); — ранее выданный аттестат соответствия; — документ, подтверждающий внесение платы за услуги. Если госпошлина уплачена через систему ЕРИП, то факт ее уплаты подтверждается наличием в системе ЕРИП информации, подтверждающей ее зачисление. При подаче заявления нужно сообщить учетный номер операции (транзакции) в системе ЕРИП (ч. 1 п. 18 Положения об аттестации, ч. 4 п. 6 ст. 287 НК) |
